Plantilla de política de uso aceptable de IA para pymes

Esta vista previa puede aplicarse desde hoy. El DOCX editable añade campos para completar, tablas de aprobación y un registro de revisiones.

Objetivo y alcance

Esta política se aplica a empleados, colaboradores, personal temporal y cualquier persona que utilice un sistema de IA para trabajar para la empresa. Incluye asistentes públicos, copilotos empresariales, funciones de IA integradas, agentes automáticos, transcripción, generación de imágenes y sistemas internos.

Usos permitidos

• Utiliza únicamente herramientas aprobadas por el responsable designado.
• Usa IA para redactar, resumir, traducir, clasificar, explorar ideas o recuperar información cuando una persona siga siendo responsable del resultado.
• Respeta la clasificación de datos y las reglas de conservación aprobadas para cada herramienta.
• Mantén una decisión humana en asuntos jurídicos, laborales, de seguridad, financieros, médicos o con impacto material.

Usos prohibidos

• No introduzcas credenciales, secretos, datos financieros no publicados, categorías especiales de datos personales, información confidencial de clientes ni material protegido en una herramienta no aprobada.
• No permitas que la IA tome decisiones finales de contratación, despido, promoción, crédito, salud, seguridad o disciplina.
• No presentes contenido generado como hecho verificado sin comprobarlo.
• No eludas controles de acceso, licencias, revisión de seguridad ni compras.

Datos confidenciales y personales

Antes de introducir información, identifica su propietario y clasificación. Minimiza los datos personales, elimina identificadores innecesarios y usa configuraciones empresariales aprobadas. Si una tarea exige datos restringidos, detente y consulta al responsable de la política o de protección de datos.

Revisión humana y evidencias

Quien usa la IA responde de la exactitud, integridad, sesgos, tono, permisos, fuentes e impacto posterior. Los resultados materiales deben contrastarse con fuentes autorizadas y la revisión debe registrarse cuando la decisión tenga consecuencias jurídicas, financieras, laborales, de seguridad o para clientes.

Propiedad intelectual

Utiliza solo entradas que la organización tenga derecho a tratar. Antes de publicar, revisa posibles copias, marcas, información confidencial y obligaciones de licencia. Registra la aportación humana cuando la titularidad sea relevante.

Incidentes

Notifica inmediatamente una divulgación accidental, salida sospechosa, prompt injection, acceso no autorizado, recomendación discriminatoria, instrucción insegura o fallo factual reiterado. Conserva el prompt, la salida, la herramienta, la fecha, los datos afectados y las medidas tomadas sin difundir más el incidente.

Formación, responsables y revisión

El responsable mantiene el registro de herramientas aprobadas y coordina seguridad, privacidad, RR. HH., asesoría jurídica y formación. El personal recibe alfabetización en IA adaptada a su función antes de utilizar sistemas aprobados. Revisa la política al menos trimestralmente y ante una herramienta, uso material, incidente o requisito legal nuevo.

Checklist mínimo de adopción

1. Nombra al responsable y los contactos de escalado.
2. Inventaría las herramientas de IA ya utilizadas.
3. Clasifica los datos permitidos en cada herramienta.
4. Define qué decisiones siempre requieren aprobación humana.
5. Forma al equipo y registra la asistencia.
6. Simula un incidente y programa la siguiente revisión.