Primeros pasos con Polp
Configura tu espacio de trabajo, conecta conocimiento y prepara al equipo para hacer preguntas con fuentes desde el primer dia.
La forma mas rapida de activar Polp es empezar con pocos documentos, validar respuestas reales y ampliar despues.
Esta guia ordena las primeras acciones para que el asistente tenga contexto util y el equipo sepa como usarlo.
Checklist rapido
- Conecta una fuente de conocimiento o sube documentos clave.
- Haz una pregunta real y revisa las fuentes citadas.
- Invita a las personas que mas consultan informacion interna.
- Revisa permisos si hay contenido por area, rol o equipo.
- Usa calidad del conocimiento para detectar lagunas.
1. Empieza por el conocimiento que mas se consulta
No hace falta conectar toda la empresa el primer dia. Empieza por documentos que resuelven dudas frecuentes: politicas internas, procedimientos, tarifas, contratos tipo, manuales de onboarding o documentacion comercial.
Si el equipo ya usa Google Drive, conecta primero una carpeta concreta. Si el contenido esta disperso, sube un paquete pequeno de documentos revisados.
- Prioriza documentos vigentes y bien nombrados.
- Evita duplicados antiguos si contradicen informacion actual.
- Separa documentos sensibles antes de invitar a todo el equipo.
2. Valida una pregunta real
Antes de invitar a mas personas, prueba una pregunta que alguien haria en el dia a dia. Una buena primera prueba incluye contexto: area, cliente, politica o proceso.
Revisa si la respuesta cita fuentes y si esas fuentes son las correctas. Si Polp no encuentra la respuesta, normalmente falta documentacion o la pregunta necesita mas contexto.
- Pregunta: "Segun nuestra politica, como se solicitan vacaciones?"
- Pregunta: "Que pasos debe seguir ventas para preparar una propuesta?"
- Pregunta: "Que condiciones tenemos documentadas para el cliente X?"
3. Invita al equipo adecuado
Empieza con las personas que mas interrumpen o reciben preguntas repetidas. Su uso inicial ayuda a detectar que documentos faltan y que procesos necesitan mejor estructura.
En una cuenta de empresa, los administradores pueden invitar miembros y decidir quien puede gestionar conocimiento, equipo o permisos.
4. Ajusta permisos antes de escalar
Si hay documentos por departamentos, clientes o funciones, configura tipos de documento y roles antes de abrir el acceso a toda la organizacion.
Los permisos ayudan a que cada persona consulte solo la informacion que debe ver.
5. Mejora con preguntas sin respuesta
Las primeras semanas son ideales para revisar lagunas de conocimiento. Si una respuesta sale con poca confianza, sin fuentes o con feedback negativo, conviene convertir esa senal en una mejora documental.
Aplica esta guia en tu espacio de trabajo
Entra en Polp para conectar fuentes, subir documentos o probar una pregunta real con las fuentes de tu empresa.
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