Polp
← Volver al glosario
Gestión documental y del conocimiento

Unidad compartida

Espacio de archivos de Google Workspace cuyo contenido pertenece al equipo y no a una persona, con miembros y reglas de acceso administradas.

Ejemplo en una empresa

Operaciones guarda los manuales aprobados en una unidad compartida para que sigan disponibles si se va una responsable; las carpetas sensibles se limitan antes de incluir la fuente en un piloto de conocimiento interno.

Cómo funciona

  1. 1.Asigna un propósito de equipo y responsables claros.
  2. 2.Usa miembros, grupos y carpetas de acceso limitado para definir quién ve el contenido.
  3. 3.Revisa los accesos antes de mover archivos, porque una migración puede cambiarlos.
  4. 4.Conecta solo carpetas aprobadas y vigentes a una capa de respuestas y conserva la fuente original para verificar.

Ideas equivocadas

Una unidad compartida hace seguro mostrar todos los archivos a toda la plantilla.
La pertenencia, los límites de carpetas y los permisos existentes deben revisarse antes de ampliar un flujo de conocimiento.
Una unidad compartida es una base de conocimiento de IA.
Almacena y gobierna archivos; una capa de conocimiento puede ayudar a encontrar información aprobada, pero no sustituye al repositorio.

Conceptos relacionados

Base de conocimientoFiltrado por metadatosBrecha de conocimiento

Lecturas relacionadas

SharePoint vs Google Drive para el conocimiento interno: guía práctica para decidir
Google Drive con IA: cómo convertir tus carpetas en una base de conocimiento para empleados

Fuentes

Revisado:

Revisado por: Javier Chulvi Bernad · LLM Engineer · Madrid